Para começar a falar em administração de tempo, temos que entender o que vamos tentar gerenciar. Podemos dividir o tempo em duas categorias: o medido e o vivido. O que vai realmente importar é o vivido. E quando acaba o mês e sente que não conseguiu realizar o que havia esperado, alguma coisa está errada.

O primeiro passo é dedicar uma parte do dia ao planejamento. Lembre-se: cada hora dedicada ao planejamento das atividades poupa três de execução. E o tempo medido funciona para apontar erros do nosso passado e, como fonte de aprendizagem, evitar a repetição dos mesmos problemas. 
 
Profissionais em geral que têm dificuldade em administrar o tempo podem ser enquadrados em algumas das seguintes características : 

Fora de foco: dificuldade de concentração é o maior problema, uma vez que tende à dispersão.
Indeciso: vive com medo de desagradar chefes, subordinados e pares, decidindo empurrar tudo com a barriga.
Centralizador: pensa que, se não fizer, ninguém cumprirá a tarefa corretamente, é perfeccionista.
Apagador de incêndio: cumpre as tarefas da forma como vão aparecendo, sem hierarquizar as necessidades.

Para organizar , comece a criar o hábito de planejar e manter uma agenda diária. Nas primeiras horas do dia, escreva uma lista com tudo o que quer realizar. É importante priorizar estas ações levando em conta fatores como resultados, prazo e facilidade. Em primeiro lugar, pense nos resultados, procurando cumprir tarefas que trarão retorno imediato. Depois atue sobre o prazo, definindo cronograma e responsabilidades para a execução das tarefas.

Mesmo que não exista uma data pré-definida, preveja um prazo ideal, lembrando sempre que resultado esperado é sempre o fator principal. Evita-se, assim, que prazos sejam cumpridos burocraticamente. Este é o principal fator de qualidade das tarefas executadas. Por isso o estabelecimento de meta é mandatório e o cumprimento de prazo,  operacional. Quando o trabalho é de grande complexidade, recomenda-se utilizar o parâmetro da  facilidade, entendido como ações que apresentem níveis de dificuldade menores. Desta forma, consegue-se eliminar mais tarefas durante o dia, tendo como conseqüência retornos imediatos de produtividade. É o famoso “comer pelas bordas”.

O perigo é deixar as coisas mais complexas para depois, procrastinar prioridades e acabar esquecendo de realizá-las. Considere, portanto, que os resultados e prazos prevalecem sobre a facilidade das ações. Um dos grandes problemas na administração de tempo é não saber a distinção entre importância, urgência e prioridade. Importância é quanto aquela tarefa irá agregar para atingir as metas. A urgência está ligada ao tempo, prazo de execução e de início da tarefa, enquanto a prioridade surge da combinação da importância com a urgência.

Administre seu tempo, inclusive sua agenda de tarefas, procurando adotar a seguinte linha de raciocínio:
Importância: defina metas, explicitadas como resultados esperados, conforme critério de prioridade.
Urgência: estabeleça prazos e responsabilidades, subordinando-se à importância e, se possível, delegue urgências menos importantes a terceiros.
Facilidade: Enumere as dificuldades de cada tarefa, subordinando-se à importância e urgência.
Tarefas: preveja as atividades que devem ser feitas para operacionalizar as metas.
Prazos: fixe datas de entrega ou finalização das tarefas.

Se você criar o hábito de planejar , administrando a agenda diária de acordo com essas dicas, seu trabalho se tornará mais fácil. Colocará desafios, os ultrapassará e controlará seu tempo de maneira organizada e mais eficaz. Sua qualidade de vida e seu relógio agradecem.

 

O PARADOXO SEXUAL  - Susan Pinker
Segundo esse livro, as escolhas profissionais de homens e mulheres podem ser determinadas pela genética

A psicóloga canadense Susan Pinker, autora do recém-lançado O Paradoxo Sexual (Editora BestSeller), coloca pimenta na tradicional discussão da guerra dos sexos. Para ela, a disparidade entre os gêneros pode ser explicada a partir de fatores biológicos: por ter hormônios e genes diferentes, homens e mulheres fazem escolhas diferentes na carreira. De acordo com o livro, se elas não chegam ao topo não é apenas por preconceito ou falta de oportunidades oferecidas pela empresa.

O organismo, afirma Susan, também influi no destino profissional. "A genética pode orientar as decisões de carreira de qualquer pessoa", diz. “Um jogador de basquete pode ter decidido entrar nessa profissão por causa de sua estrutura corporal. Minha proposta é usar a biologia como ponto de partida para analisar também as diferenças de gênero”, escreve Susan. 

Munida de pesquisas científicas e anos de experiência clínica, a psicóloga afirma que, por terem conexões cerebrais e hormônios distintos, os homens são mais propensos à rivalidade e a atividades que envolvam sistemas padronizados (como a engenharia e a fícarreira predispostas a ter empatia e sensibilidade e a trabalhar em áreas que estimulem a linguagem e o cuidado com o próximo.

“É por isso que profssões como recursos humanos e comunicação atraem mais mulheres”, afirma a autora. Mas ela alerta: os comportamentos padrões podem variar de acordo com a personalidade de cada um. “É claro que os traços individuais e o ambiente influenciam muito.” 

De acordo com Susan, os cargos de alta chefia atraem hoje mais os homens do que as mulheres porque eles desenvolvem melhor as conexões cerebrais que estimulam a competitividade — característica importante para quem quer subir até a presidência. Apenas 3% das 500 maiores empresas americanas, segundo a revista Fortune, possuem mulheres na alta liderança. 

Susan não nega que a cultura masculina, que ainda predomina na imensa maioria das companhias, seja um componente dessa situação — ao lado das questões biológicas. “As mulheres são uma força relativamente recente no mercado de trabalho, por isso a gestão das empresas é prioritariamente masculina.”

Segundo Susan, a empresa que não entender as diferenças de raciocínio entre os sexos corre o risco de perder executivas talentosas. Um exemplo de ação direcionada à funcionária vem da consultoria Accenture, que permite que as mães trabalhem remotamente durante os primeiros anos dos filhos. “Isso faz com que elas fiquem mais felizes e continuem a crescer dentro da companhia”, diz Ronald Munk, responsável pela área de responsabilidade social.

ELES QUEREM STATUS E ELAS, AUTONOMIA 

Ter a necessidade de ser feliz em diferentes aspectos da vida é, segundo Susan Pinker, outra característica biologicamente feminina. As mulheres, diz ela, são adeptas da diversidade de objetivos, enquanto os homens são mais focados em metas determinadas. O que motiva os rapazes são status, altos salários e oportunidade de crescimento rápido.

Já as moças priorizam: flexibilidade, autonomia, trabalhar com pessoas inspiradoras e ter um trabalho no qual possa fazer a diferença — esses objetivos impulsionam 85% das universitárias, de acordo com pesquisa citada no livro O Paradoxo Sexual. 

O que Susan propõe é que cada gênero tenha liberdade para fazer escolhas diferentes. “As mulheres precisam parar de agir como homens só para não se sentirem discriminadas”, diz a autora.

Hospitalidade é praticar valores

A hospitalidade é uma forma de relação humana baseada na ação recíproca entre visitantes e anfitriões. O sucesso desse relacionamento depende de inúmeros fatores. Mas, principalmente, dos valores daqueles que estão interagindo. Ou seja, dos princípios que orientam as condutas dos envolvidos na relação. Em um hotel de luxo, a hospitalidade é o principal cartão de visita, fator determinante para a conquista de um hóspede. Por isso, todos os profissionais responsáveis pelo sucesso da hospedagem têm a missão de cuidar daquele que se hospeda. Mas quando o hóspede é vip – pessoas com problemas de saúde, autoridades municipais, estaduais e federais, representantes de entidades, autoridades de empresas e artistas de renome –, o sucesso da hospitalidade é tarefa de uma área que vem ganhando destaque: o Guest Relation Departament.  O guest relation é um profissional de relações públicas que atua na prestação de serviços criteriosos para públicos exigentes. É  o  link de comunicação entre o hotel e o hóspede vip. Para atender um hóspede selecionado, o guest relation precisa ter o dom da hospitalidade, possuir habilidade na comunicação oral, ser discreto, ter criatividade para descobrir valores específicos e conhecer as responsabilidades dos serviços de hotelaria. A idéia é fazer com que esses hóspedes se sintam à vontade durante a estada, e por isso são oferecidos serviços diferenciados. O check-in e check-out  facilitados, a presença de flores, revistas e jornais também faz parte da composição dos apartamentos, assim como frutas, roupão, chinelo, livros e outros mimos. O objetivo do guest relation é realizar tudo o que for possível para satisfazer e antecipar-se às necessidades dos clientes, fazendo com que eles se sintam especialmente bem-vindos. São serviços diferenciados que fazem toda a diferença na qualidade da hospitalidade,  são capazes de transformar o que seria “mais uma hospedagem” em uma “maravilhosa hospedagem”, que ficará para sempre na lembrança .

Diariamente nos deparamos com situações que nos colocam à prova e em evidência perante nossos colegas de trabalho. Quem disse que o mundo corporativo é uma selva, estava coberto de razão. Uma selva aonde só os mais fortes sobrevivem.

Como enfrentar esse clima e essa batalha? Aonde encontrar a força e a motivação necessárias para seguir em frente e  buscar o reconhecimento merecido?

A luta pelo sucesso não é tarefa fácil. É preciso algo a mais do que simples competência. É preciso bom relacionamento, capacidade de lidar com o inesperado, sangue frio , paciência e  sorte também.

A sorte tem seu papel nesta guerra mas sempre acontece para quem sabe aproveitar as oportunidades que se apresentam sem aviso e também para quem não prejudica deliberadamente os outros.

Motivar-se diariamente e persistir no caminho são as partes mais árduas. Exigem um foco incrível e uma visão de futuro que poucos possuem. É como manter um casamento feliz e muitos fracassam na tentativa porque perdem o foco e desmotivam-se.

Existem bons e péssimos dias  no quesito motivação. Dias em que tudo dá errado e dias em que as coisas boas simplesmente acontecem. Saber equilibrar-se nessa gangorra é o segredo para não ficar exposto aos extremos  (alegria exagerada ou tristeza profunda) porque viver nestas duas situações acaba por gerar um desgaste grande.

Procure não se abalar por qualquer coisa. Priorize suas atividades e suas reações. Reaja de maneira menos intensa quando o assunto não for tão sério e nem de maneira banal quando a coisa for grave. Crie um equilíbrio de emoções para manter sua mente saudável e resistente aos golpes. Desta forma é mais coerente, sábio e produtivo  resolver os problemas. Permita-se um tempo para pensar ao invés de agir impulsivamente. Reflita, use sua inteligência , seja estrategista. Tudo isto vai provocar em você uma motivação até então desconhecida, que virá de decisões acertadas e pequenas vitórias diárias e vão alimentar seu ego, sua vaidade e lhe dará força para persistir.

O caminho se faz caminhando, é nele que se encontram as razões para seguir ou parar e é no peregrino que está a força ou a fraqueza interior para dar o próximo passo ou fazer a próxima curva. Portanto, você é o peregrino do caminho para seu sucesso ou seu fracasso, que estrada vai escolher?

O movimento de Slow Food, que preconiza que devemos comer e beber com calma, dar tempo para saborear a alimentação, desfrutar sua preparação, sem pressa e com qualidade , ou seja uma contraposição ao FAST FOOD.

E como base, a "pressa" e a "loucura" geradas pela globalização, pelo desejo de "ter em quantidade" (nível de vida) em contraponto ao "ter em qualidade", “Qualidade de vida" ou “Qualidade do ser". Ou seja, a denominada  "slow attitude"  chamar  atenção dos escravos do "fast" (rápido) e do "do it now!" (faça já!). 

E,  esta "atitude sem pressa" não significa fazer menos nem ter menor produtividade. Significa sim, trabalhar e fazer as coisas com "mais qualidade" e "mais produtividade", com maior perfeição, com atenção aos detalhes e com menos stress. 

Significa o  retorno  dos valores essenciais do ser humano, dos pequenos prazeres do quotidiano, da simplicidade de viver e conviver, e até da religião e da fé.

Significa um ambiente de trabalho menos repressor , mais alegre, masi leve e portanto mais produtivo, aonde os seres humanod realizam, com prazer, o que melhor sabem fazer.

Não seria útil e desejável que as empresas começassem a pensar em desenvolver programasde “qualidade sem pressa" até para aumentarem a produtividade e a qualidade dos produtos e serviços sem necessariamente se perder “qualidade do ser"?

No filme "Perfume de Mulher" há uma cena inesquecível na qual o cego (interpretado por Al Pacino) convida uma jovem para dançar e ela responde: "Não posso, o meu noivo deve estar chegando!". Ao que o cego responde: “Num momento, vive-se uma vida", e leva a moça para dançar um tango. Esta cena, que dura apenas dois ou três minutos, é o melhor momento do filme.

Muitos vivem correndo atrás do tempo, mas só o alcançam quando morrem, quer seja de enfarte ou num acidente automobilístico, 'por correrem para chegar a tempo'. Outros que, de tão ansiosos para viver o futuro, se esquecem de viver o presente, que é o único tempo que realmente existe.

O tempo é o mesmo para todos, ninguém tem nem mais nem menos de 24 horas por dia. A diferença está no que cada um faz do seu tempo.

Temos de saber aproveitar cada momento, porque, como disse John Lennon, “A vida é aquilo que acontece enquanto planejamos o futuro".

“Saber servir é indispensável para quem quer liderar”

Alcançar um cargo de liderança, provavelmente, está dentro dos planos de todo profissional que procura fazer carreira. Para chegar lá - além de muito trabalho, é claro - senso de equipe e humildade para servir quando necessário são fatores fundamentais, sem os quais o bom exercício da função pode ser comprometido.

"Não podemos desenvolver as habilidades de líder se não estivermos dispostos a servir ao próximo com humildade, determinação e perseverança". Isso é o que diz Marcelo Prauchner Duarte, gerente de infraestrutura do Carrefour e autor do artigo "O papel do líder na condução de sua equipe". Atuar como um parceiro, auxiliando e reconhecendo a boa atuação dos liderados se faz tão importante quanto identificar e corrigir falhas na equipe. "Eu não acredito em um grande líder que não esteja envolvido com uma equipe brilhante", afirma Duarte.

Estar em constante evolução é outro fator importante para quem quer ser um líder. "Creio que isso (ser um bom líder) pode ser desenvolvido, como qualquer coisa em nossa vida, desde que estejamos dispostos a percorrer um longo caminho com muita dedicação, treino e constância", diz Duarte.

Bom líder: exemplo para novas lideranças

As responsabilidades do bom líder não se restringem às metas de produtividade da empresa. Sua atuação também é determinante para a formação de novas lideranças, um inteligente investimento a longo prazo em capital humano capacitado. Para isso, o melhor caminho, segundo Marcelo Prauchner Duarte, é o exemplo. Resumindo, seja determinado naquilo que você faz em relação ao que você prega, pois quando você olhar para o lado terá várias pessoas de sua equipe atuando como você, não por medo, mas por que acreditam naquilo que você prega e pratica.

A Qualidade na Prestação de Serviços

Com a globalização, houve a expansão de empresas nos mercados do mundo inteiro com isso  a concorrência e a competitividade, as exigências dos  clientes aumentaram na mesma proporção exigindo que as organizações sejam flexíveis para alcançar equilíbrio no mercado e alcançar a capacidade de predizer os desejos dos clientes e do mercado, onde o cliente é a pessoa mais importante do negócio e mais, é disputado pelo mercado. 

Então o que fará com que o consumidor seja seu cliente?
A resposta é simples: a qualidade na prestação de serviço.
Isso significa que a qualidade na prestação dos serviços é um fator determinante para o sucesso ou fracasso de uma empresa.

O que vem a ser qualidade?
“Qualidade é a adequação ao uso. É a conformidade às exigências”(1).
Esta é a definição técnica estabelecida pelo ISO – INTERNATIONAL STANDARDIZATION ORGANIZATION, responsável pelas normas de Qualidade, em diversos setores, no mundo. O aspecto objetivo, mensurável da Qualidade, é o processo. É através dele que se pode implantar sistemas como o da ISO-9000, por exemplo.

Porém, quando falamos de Qualidade temos definições mais abrangentes.
“Qualidade tem a haver, com o processo pelo qual os produtos ou serviços são materializados. Se o processo for bem realizado, um bom produto final naturalmente virá. A Qualidade reside no que se faz – em tudo o que se faz – e não apenas no que se tem como conseqüência disso”(2).
Ou, em outras palavras, todos os processos de uma atividade são importantes; se os processos forem desenvolvidos com qualidade, o produto final terá qualidade.

A Qualidade está ligada a sentimentos subjetivos que refletem as necessidades  de cada um. O conceito de cliente deve ser estendido a todos numa organização que é constituída pelos os clientes externos (todos que entram em contato com a organização e que não são parte integrante da mesma) e os clientes internos (todos os funcionários e setores da organização). 

O Atendimento é fundamental. É o Atendimento que realiza a interação organização-cliente. As pessoas conhecem a organização através de suas instalações físicas e de seu contato com os funcionários dessa organização. Então “qualidade na prestação de serviço” vem a ser a “plena satisfação do cliente”. Isso significa a qualidade na prestação de serviços é essencial ao perfeito funcionamento de qualquer empresa. Se a empresa busca a qualidade em seus serviços, conseqüentemente ela está buscando a satisfação do cliente. E esse é o segredo para o sucesso, concentrar-se nas necessidades e desejos do cliente e superar as suas expectativas. 

Na busca pela qualidade é preciso desenvolver algumas ações: 
- A qualificação dos colaboradores;
- A otimização das rotinas administrativas
- O envolvimento de todos no processo de excelência da organização.

Para oferecer um serviço de qualidade devemos buscar:
- A excelência do serviço resulta da busca da qualidade e não do lucro;  
- O serviço deve ser de qualidade e com preço justo; 
- O cliente é a pessoa mais importante da empresa; 
- A empresa deve estar voltada para resultados;
-  Satisfazer o cliente e superar as suas expectativas; 
- Todos os integrantes da empresa devem se sentir responsáveis e trabalhar pela satisfação do cliente; 
- Qualificar os colaboradores;
- Uma administração participativa e atuante.


** REFERÊNCIAS: (1) ROTHERY, Brian. ISO 9000. São Paulo, Makron Books,1993.p.13. (2)LOBOS, Júlio. Qualidade através das pessoas.São Paulo, J.Lobos,1991.p.14. ***