Para começar a falar em administração de tempo, temos que entender o que vamos tentar gerenciar. Podemos dividir o tempo em duas categorias: o medido e o vivido. O que vai realmente importar é o vivido. E quando acaba o mês e sente que não conseguiu realizar o que havia esperado, alguma coisa está errada.

O primeiro passo é dedicar uma parte do dia ao planejamento. Lembre-se: cada hora dedicada ao planejamento das atividades poupa três de execução. E o tempo medido funciona para apontar erros do nosso passado e, como fonte de aprendizagem, evitar a repetição dos mesmos problemas. 
 
Profissionais em geral que têm dificuldade em administrar o tempo podem ser enquadrados em algumas das seguintes características : 

Fora de foco: dificuldade de concentração é o maior problema, uma vez que tende à dispersão.
Indeciso: vive com medo de desagradar chefes, subordinados e pares, decidindo empurrar tudo com a barriga.
Centralizador: pensa que, se não fizer, ninguém cumprirá a tarefa corretamente, é perfeccionista.
Apagador de incêndio: cumpre as tarefas da forma como vão aparecendo, sem hierarquizar as necessidades.

Para organizar , comece a criar o hábito de planejar e manter uma agenda diária. Nas primeiras horas do dia, escreva uma lista com tudo o que quer realizar. É importante priorizar estas ações levando em conta fatores como resultados, prazo e facilidade. Em primeiro lugar, pense nos resultados, procurando cumprir tarefas que trarão retorno imediato. Depois atue sobre o prazo, definindo cronograma e responsabilidades para a execução das tarefas.

Mesmo que não exista uma data pré-definida, preveja um prazo ideal, lembrando sempre que resultado esperado é sempre o fator principal. Evita-se, assim, que prazos sejam cumpridos burocraticamente. Este é o principal fator de qualidade das tarefas executadas. Por isso o estabelecimento de meta é mandatório e o cumprimento de prazo,  operacional. Quando o trabalho é de grande complexidade, recomenda-se utilizar o parâmetro da  facilidade, entendido como ações que apresentem níveis de dificuldade menores. Desta forma, consegue-se eliminar mais tarefas durante o dia, tendo como conseqüência retornos imediatos de produtividade. É o famoso “comer pelas bordas”.

O perigo é deixar as coisas mais complexas para depois, procrastinar prioridades e acabar esquecendo de realizá-las. Considere, portanto, que os resultados e prazos prevalecem sobre a facilidade das ações. Um dos grandes problemas na administração de tempo é não saber a distinção entre importância, urgência e prioridade. Importância é quanto aquela tarefa irá agregar para atingir as metas. A urgência está ligada ao tempo, prazo de execução e de início da tarefa, enquanto a prioridade surge da combinação da importância com a urgência.

Administre seu tempo, inclusive sua agenda de tarefas, procurando adotar a seguinte linha de raciocínio:
Importância: defina metas, explicitadas como resultados esperados, conforme critério de prioridade.
Urgência: estabeleça prazos e responsabilidades, subordinando-se à importância e, se possível, delegue urgências menos importantes a terceiros.
Facilidade: Enumere as dificuldades de cada tarefa, subordinando-se à importância e urgência.
Tarefas: preveja as atividades que devem ser feitas para operacionalizar as metas.
Prazos: fixe datas de entrega ou finalização das tarefas.

Se você criar o hábito de planejar , administrando a agenda diária de acordo com essas dicas, seu trabalho se tornará mais fácil. Colocará desafios, os ultrapassará e controlará seu tempo de maneira organizada e mais eficaz. Sua qualidade de vida e seu relógio agradecem.

 

O PARADOXO SEXUAL  - Susan Pinker
Segundo esse livro, as escolhas profissionais de homens e mulheres podem ser determinadas pela genética

A psicóloga canadense Susan Pinker, autora do recém-lançado O Paradoxo Sexual (Editora BestSeller), coloca pimenta na tradicional discussão da guerra dos sexos. Para ela, a disparidade entre os gêneros pode ser explicada a partir de fatores biológicos: por ter hormônios e genes diferentes, homens e mulheres fazem escolhas diferentes na carreira. De acordo com o livro, se elas não chegam ao topo não é apenas por preconceito ou falta de oportunidades oferecidas pela empresa.

O organismo, afirma Susan, também influi no destino profissional. "A genética pode orientar as decisões de carreira de qualquer pessoa", diz. “Um jogador de basquete pode ter decidido entrar nessa profissão por causa de sua estrutura corporal. Minha proposta é usar a biologia como ponto de partida para analisar também as diferenças de gênero”, escreve Susan. 

Munida de pesquisas científicas e anos de experiência clínica, a psicóloga afirma que, por terem conexões cerebrais e hormônios distintos, os homens são mais propensos à rivalidade e a atividades que envolvam sistemas padronizados (como a engenharia e a fícarreira predispostas a ter empatia e sensibilidade e a trabalhar em áreas que estimulem a linguagem e o cuidado com o próximo.

“É por isso que profssões como recursos humanos e comunicação atraem mais mulheres”, afirma a autora. Mas ela alerta: os comportamentos padrões podem variar de acordo com a personalidade de cada um. “É claro que os traços individuais e o ambiente influenciam muito.” 

De acordo com Susan, os cargos de alta chefia atraem hoje mais os homens do que as mulheres porque eles desenvolvem melhor as conexões cerebrais que estimulam a competitividade — característica importante para quem quer subir até a presidência. Apenas 3% das 500 maiores empresas americanas, segundo a revista Fortune, possuem mulheres na alta liderança. 

Susan não nega que a cultura masculina, que ainda predomina na imensa maioria das companhias, seja um componente dessa situação — ao lado das questões biológicas. “As mulheres são uma força relativamente recente no mercado de trabalho, por isso a gestão das empresas é prioritariamente masculina.”

Segundo Susan, a empresa que não entender as diferenças de raciocínio entre os sexos corre o risco de perder executivas talentosas. Um exemplo de ação direcionada à funcionária vem da consultoria Accenture, que permite que as mães trabalhem remotamente durante os primeiros anos dos filhos. “Isso faz com que elas fiquem mais felizes e continuem a crescer dentro da companhia”, diz Ronald Munk, responsável pela área de responsabilidade social.

ELES QUEREM STATUS E ELAS, AUTONOMIA 

Ter a necessidade de ser feliz em diferentes aspectos da vida é, segundo Susan Pinker, outra característica biologicamente feminina. As mulheres, diz ela, são adeptas da diversidade de objetivos, enquanto os homens são mais focados em metas determinadas. O que motiva os rapazes são status, altos salários e oportunidade de crescimento rápido.

Já as moças priorizam: flexibilidade, autonomia, trabalhar com pessoas inspiradoras e ter um trabalho no qual possa fazer a diferença — esses objetivos impulsionam 85% das universitárias, de acordo com pesquisa citada no livro O Paradoxo Sexual. 

O que Susan propõe é que cada gênero tenha liberdade para fazer escolhas diferentes. “As mulheres precisam parar de agir como homens só para não se sentirem discriminadas”, diz a autora.

O movimento de Slow Food, que preconiza que devemos comer e beber com calma, dar tempo para saborear a alimentação, desfrutar sua preparação, sem pressa e com qualidade , ou seja uma contraposição ao FAST FOOD.

E como base, a "pressa" e a "loucura" geradas pela globalização, pelo desejo de "ter em quantidade" (nível de vida) em contraponto ao "ter em qualidade", “Qualidade de vida" ou “Qualidade do ser". Ou seja, a denominada  "slow attitude"  chamar  atenção dos escravos do "fast" (rápido) e do "do it now!" (faça já!). 

E,  esta "atitude sem pressa" não significa fazer menos nem ter menor produtividade. Significa sim, trabalhar e fazer as coisas com "mais qualidade" e "mais produtividade", com maior perfeição, com atenção aos detalhes e com menos stress. 

Significa o  retorno  dos valores essenciais do ser humano, dos pequenos prazeres do quotidiano, da simplicidade de viver e conviver, e até da religião e da fé.

Significa um ambiente de trabalho menos repressor , mais alegre, masi leve e portanto mais produtivo, aonde os seres humanod realizam, com prazer, o que melhor sabem fazer.

Não seria útil e desejável que as empresas começassem a pensar em desenvolver programasde “qualidade sem pressa" até para aumentarem a produtividade e a qualidade dos produtos e serviços sem necessariamente se perder “qualidade do ser"?

No filme "Perfume de Mulher" há uma cena inesquecível na qual o cego (interpretado por Al Pacino) convida uma jovem para dançar e ela responde: "Não posso, o meu noivo deve estar chegando!". Ao que o cego responde: “Num momento, vive-se uma vida", e leva a moça para dançar um tango. Esta cena, que dura apenas dois ou três minutos, é o melhor momento do filme.

Muitos vivem correndo atrás do tempo, mas só o alcançam quando morrem, quer seja de enfarte ou num acidente automobilístico, 'por correrem para chegar a tempo'. Outros que, de tão ansiosos para viver o futuro, se esquecem de viver o presente, que é o único tempo que realmente existe.

O tempo é o mesmo para todos, ninguém tem nem mais nem menos de 24 horas por dia. A diferença está no que cada um faz do seu tempo.

Temos de saber aproveitar cada momento, porque, como disse John Lennon, “A vida é aquilo que acontece enquanto planejamos o futuro".

“Saber servir é indispensável para quem quer liderar”

Alcançar um cargo de liderança, provavelmente, está dentro dos planos de todo profissional que procura fazer carreira. Para chegar lá - além de muito trabalho, é claro - senso de equipe e humildade para servir quando necessário são fatores fundamentais, sem os quais o bom exercício da função pode ser comprometido.

"Não podemos desenvolver as habilidades de líder se não estivermos dispostos a servir ao próximo com humildade, determinação e perseverança". Isso é o que diz Marcelo Prauchner Duarte, gerente de infraestrutura do Carrefour e autor do artigo "O papel do líder na condução de sua equipe". Atuar como um parceiro, auxiliando e reconhecendo a boa atuação dos liderados se faz tão importante quanto identificar e corrigir falhas na equipe. "Eu não acredito em um grande líder que não esteja envolvido com uma equipe brilhante", afirma Duarte.

Estar em constante evolução é outro fator importante para quem quer ser um líder. "Creio que isso (ser um bom líder) pode ser desenvolvido, como qualquer coisa em nossa vida, desde que estejamos dispostos a percorrer um longo caminho com muita dedicação, treino e constância", diz Duarte.

Bom líder: exemplo para novas lideranças

As responsabilidades do bom líder não se restringem às metas de produtividade da empresa. Sua atuação também é determinante para a formação de novas lideranças, um inteligente investimento a longo prazo em capital humano capacitado. Para isso, o melhor caminho, segundo Marcelo Prauchner Duarte, é o exemplo. Resumindo, seja determinado naquilo que você faz em relação ao que você prega, pois quando você olhar para o lado terá várias pessoas de sua equipe atuando como você, não por medo, mas por que acreditam naquilo que você prega e pratica.

Da isto é Dinheiro, reportagem original de: Carolina Matos, Nicholas Vital e Rodolfo Borges com o Título: Quando e como desacelerar

A crise de hipertensão do presidente Lula, que viveu seu maior susto em sete anos de governo, envia um alerta aos empresários: jamais ultrapassar os limites do corpo

O presidente Lula estava prestes a viver na semana passada um dos pontos altos de sua trajetória política. Diante de uma plateia de líderes mundiais, ele receberia em Davos, na Suíça, durante o Fórum Econômico, o título de Estadista Global. Lula, obviamente, queria estar lá. Seu corpo, não. Refestelado na poltrona do avião que o levaria para a Europa, o presidente experimentou uma sensação estranha. Primeiro, sentiu um cansaço onipresente. Depois, uma leve tontura. Lula estava com a pressão alta. Ela chegara a 18 x 12, muito acima do seu normal, que raramente ultrapassa a marca de 11 x 8. O diagnóstico dos médicos assustou o presidente. A pressão alta era provavelmente resultado do mal que acomete pessoas que levam a vida num ritmo maior do que o desejável: o stress. Lula, que até então parecia imune aos efeitos nefastos de uma rotina atribulada, foi obrigado a descer do pedestal.Presidente fica doente, sim.

CLEDORVINO BELINI, Presidente da FIAT “Quando vi que podia morrer, mudei meu ritmo”

Presidente, a despeito do poder, do status e do dinheiro que desfruta, sofre as mesmas agruras que afligem a todos nós. O episódio, que obrigou um chefe de Estado a recolher-se ao aconchego do lar, acende o sinal amarelo para quem leva a vida sob pressão.
Por mais que a recompensa seja elevada, poucos profissionais estão tão expostos ao stress quanto executivos e empresários que têm nas costas a responsabilidade de levar suas companhias ao sucesso, o que só pode ser conquistado mediante a superação de rivais agressivos e a dedicação quase integral ao trabalho. "Nenhum aviso do corpo deve ser desprezado" , diz Carlos Alberto de Oliveira Andrade, dono do grupo Caoa Hyundai. No ano passado, Andrade passou por um susto. Uma pancreatite (inflamação do pâncreas) fez com que ficasse internado em estado grave durante vários dias. Como muitos de seus pares, Andrade orgulhava-se de trabalhar 12, 14 horas por dia. Às vezes, mais.

Mesmo sendo médico, a correria o impediu de prestar atenção aos primeiros sinais do corpo que avisavam que ele havia alcançado seu limite.
"Em todo ser humano, há um órgão que recebe a pressão e emite alertas", diz o empresário. "No início de 2009, recebi um desses avisos e não dei importância. Tive uma polimialgia aguda, que causa fortes dores no corpo, e não tomei as providências adequadas. No fim do ano, veio o baque." O presidente Lula recebeu um desses recados. Há pelo menos um mês, vinha sentindo um cansaço incomum, mas desprezou os sinais, assim como o dono do grupo Caoa-Hyundai. A temporada no hospital fez com que Andrade mudasse o estilo de vida. Há pelo menos quatro meses, ele dá expediente em casa. No caso de Lula, os médicos também disseram que o presidente precisa diminuir o ritmo.

As estatísticas revelam que muitos executivos brasileiros estão à beira de um ataque de nervos. Um estudo feito no ano passado pelo Isma Brasil (sigla em inglês), associação internacional para prevenção e tratamento do stress, trouxe números preocupantes sobre a qualidade de vida nos escritórios do País. Foram ouvidos mil executivos de Porto Alegre e São Paulo, com idade entre 25 e 60 anos. A pesquisa mostrou que 86% dos entrevistados sofriam de dores musculares ou de cabeça, 38% tinham distúrbios do sono e 13% apresentavam quadro de pressão alta. Mais grave ainda: para escapar da rotina asfixiante, 57% deles utilizavam álcool ou drogas.

Presidente do Isma, a psicóloga especializada em gerenciamento de stress Ana Maria Rossi diz que os profissionais de primeira linha gastam, em média, 13 horas do dia no ambiente de trabalho. No restante do tempo, não conseguem se desligar. "A maioria permanece conectada o tempo todo, mesmo em casa. Em busca de relaxamento, essas pessoas desenvolvem maus hábitos que agravam o quadro, como a utilização excessiva de medicamentos, o abuso de álcool e o fumo."
Por mais irônico que possa parecer, o desenvolvimento tecnológico agravou o quadro de tensão dos executivos. Graças aos celulares inteligentes e à própria internet, para ficar apenas em alguns exemplos, muitos profissionais trabalham o tempo todo. Em casa, em vez de aproveitarem o convívio familiar, ficam grudados no computador.

AFONSO CELSO DE BARROS presidente da Avis “Somos cobrados o Tempo Todo é Muita Pressão”

No fim de semana, respondem a e-mails pelo celular. Eles simplesmente não conseguem se desconectar - e seu desempenho no escritório é calculado também pela disposição de ficarem à mercê das empresas. Quem não aceitar isso, provavelmente ficará fora do jogo, seja perdendo uma promoção ou o próprio emprego. O cenário corporativo atual também favorece o aparecimento do stress. Empresas globais obrigam os profissionais do topo a enfrentar rotinas extenuantes. Você dirige uma empresa no Brasil que tem escritório na China? Não são poucos os exemplos de teleconferências feitas nas madrugadas para atender ao fuso de uma matriz. Sua empresa foi adquirida por uma rival maior? Seu emprego está em risco. Você abriu o capital? A pressão dos acionistas por resultados talvez o deixará maluco. "Somos cobrados o tempo todo e se algum presidente de empresa disser o contrário é porque há alguma coisa errada", diz Afonso Celso de Barros, presidente da locadora Avis. Em meio às exigências profissionais do dia a dia, Barros enfrentou um drama familiar que o obrigou a "sumir da empresa".

Em 2008, ele tirou quatro meses de licença para acompanhar o tratamento da mulher, que teve um aneurisma. Nesse período, os problemas da companhia eram acompanhados por telefone. "Eu me considero ausente em relação à família. Fico com a consciência pesada por passar tanto tempo longe de casa. Trabalho muito, mas, nos fins de semana, procuro dedicar o tempo todo aos meus filhos."
Seria ingênuo afirmar que os executivos desconhecem o preço do sucesso profissional. É aqui que se abre a questão: até que ponto as pessoas estão dispostas a abdicar de um contracheque maior em prol de uma vida mais saudável? Aos 40 anos de idade e com um histórico de acidente vascular cerebral aos 36, Flávio Bibiano Darly, dono de uma fabricante e revendedora de peças para veículos pesados, abriu mão do dinheiro.

O empresário, que ficou 15 dias internado, desistiu de administrar seis empresas de ônibus para ter mais tempo livre. "Eu trabalhava 20 horas por dia e dormia só uma hora por noite. Tinha folga apenas aos domingos, quando passava o dia na cama", relembra. Agora, a proposta é outra: conquistar cada vez mais espaço na agenda para atividades prazerosas, como jogar tênis.
"Ganhava muito dinheiro, mas não tinha tempo de gastar nada", diz o executivo. Presidente da Fiat no Brasil, Cledorvino Belini também mudou de vida depois de um susto. Há oito anos, quando comandava a Magnetti Marelli no País, teve um problema cardíaco causado pelo stress gerado pelo volume excessivo de trabalho. Depois disso, decidiu levar uma vida mais harmoniosa. "Hoje, tenho com a saúde o mesmo grau de exigência da vida executiva", afirma. Belini também destaca a importância de se submeter a exames médicos regularmente. "Isso faz toda a diferença."

Nesse aspecto, o presidente Lula falhou. Há algumas semanas, contrariando a recomendação da equipe médica que o atende, ele vem adiando a realização de um check-up - um erro grave para quem enfrenta uma rotina agitada. Entre segunda e quarta-feira da semana passada, o presidente visitou quatro Estados e, enquanto esteve em Brasília, cumpriu uma agenda extensa de reuniões e solenidades. Na terça-feira 26, depois de participar de audiências e assinar dois decretos, viajou para Porto Alegre, onde discursou no Fórum Social Mundial. Só voltou a Brasília às 2 horas da madrugada e teve o primeiro compromisso de trabalho às 9 horas da manhã.
Recebeu o ministro da Comunicação Social, Franklin Martins, no Palácio da Alvorada, e logo depois seguiu de helicóptero para uma solenidade no Park Way, bairro na periferia de Brasília. Quando está em Brasília, Lula cumpre jornadas de no mínimo 12 horas por dia, que frequentemente chegam a 15 horas. Tudo isso, segundo os médicos, culminou no quadro de stress. Horas antes de ser levado ao Hospital Português, no Recife, Lula discursou na inauguração de uma UPA (Unidade de Pronto Atendimento de Saúde). Em seu discurso, o presidente brincou. "A UPA é tão bem organizada que até dá vontade de ficar doente para ser atendido aqui." Parecia que ele estava prevendo o que viria a acontecer, antes de ser internado num hospital particular.

               

 

"O filme começa com alguns presos chegando a prisão de Wakefield em um ônibus. Entre os presos, está Brubaker, o futuro diretor, que incógnito, começa a perceber irregularidades na instituição.

Os guardas, que são detentos eleitos por um critério interno, têm poder suficiente para reprimir outros presos, a ponto de espancá-los e até matá-los. Um sistema de choque elétrico é utilizado como reprimenda por estes guardas caso algo não saia como eles determinam. Um dos presos é constantemente estuprado e, quando reage, é brutalmente punido. A demonstração de poder é feita da forma mais covarde e cruel. Em uma das cenas, um dos detentos é espancado e deixado pendurado nas grades do dormitório, com o simples propósito de impor um poder corrupto e doente.

Um alto grau de corrupção traz benefícios a todos, desde o guarda que comercializa a comida da prisão, até o alto escalão do governo. Tal corrupção impulsiona o sistema ao caos. Mão de obra escrava, assassinatos, comprovam que algo está indo de mau a pior .

Em dado momento, um conflito sério na solitária leva o , até então, disfarçado diretor, a uma encruzilhada. Para salvar a vida de um prisioneiro, decide revelar sua identidade e assumir seu lugar na direção da prisão, desencadeando as mudanças. A partir desse momento, sua trajetória dentro de Wakefield, torna-se repleta de desafios e oportunidades. A todo momento, Brubaker toma decisões que causam surpresa a alguns e desconforto a outros, principalmente àqueles que temiam perder o poder.

A instituição apresenta uma estrutura de poder , que ao contrário do que geralmente acontece em grandes organizações, centraliza-se nos guardas, que estão aptos a influenciar e controlar comportamentos alheios. Motivados pelos seus próprios interesses, tais guardas começam a sentir-se ameaçados pelo diretor e unem-se para tirar de Brubaker o controle das decisões.

Richard Cyert e James March reforçam uma idéia que fica latente no filme: a coalizão de poder, que vem dominando a organização. Uma característica disso é o poder que o guarda que controla recursos alimentícios e logísticos da prisão, exerce sobre os demais. Ele rouba a comida, negocia, controla e até possui, dentro da propriedade, com a ciência de todos, uma casa montada, com televisão e geladeira cheia. Brubaker enfrenta seus conflitos com mão de ferro, mas suas tomadas de decisão são baseadas em negociações com os presos, para evitar conflitos e conseguir chegar às decisões.

Quando analisamos a estrutura organizacional da instituição, deparamos com muitas características de uma administração científica, onde o ser humano precisa ser controlado, coagido, dirigido e punido para realizar trabalhos. A liderança é autocrática.

Brubaker começa a mudar essa estrutura para uma onde existe integração entre objetivos individuais e organizacionais. A maioria das pessoas busca naturalmente se autocorrigir, para atingir os objetivos que se propuseram alcançar. Um exemplo disso é quando o preso, talvez o mais antigo, Abraham, procura o diretor para contar como e onde matava e enterrava presos a mando da própria prisão. Obviamente, se Brubaker não tivesse levado sua administração para o caminho onde todos podiam expor suas idéias, adotando um estilo participativo, Abraham talvez não fosse ao seu gabinete revelar tamanha atrocidade.

Através de uma eleição direta, com direito a campanha política, os presos elegem um comitê de decisões. São porta–vozes de todos os outros e reunem-se, como cavalheiros de uma tavola, para levantar pontos, discutí-los e decidir. Têm o poder na mão, alcançado através de uma atividade democrática, mas pela inexperiência, sequer sabem como iniciar uma discussão. Todos os interesses dos prisioneiros estão ali, na mão daqueles que, pela política, chegaram ao poder de decidir. Como diria Paulo Roberto Motta, citando Pettigrew: “o processo decisório organizacional é antes de tudo, conjugação de interesses, acomodação de conflitos e luta de poder.”