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Para começar a falar em administração de tempo, temos que entender o que vamos tentar gerenciar. Podemos dividir o tempo em duas categorias: o medido e o vivido. O que vai realmente importar é o vivido. E quando acaba o mês e sente que não conseguiu realizar o que havia esperado, alguma coisa está errada.

O primeiro passo é dedicar uma parte do dia ao planejamento. Lembre-se: cada hora dedicada ao planejamento das atividades poupa três de execução. E o tempo medido funciona para apontar erros do nosso passado e, como fonte de aprendizagem, evitar a repetição dos mesmos problemas. 
 
Profissionais em geral que têm dificuldade em administrar o tempo podem ser enquadrados em algumas das seguintes características : 

Fora de foco: dificuldade de concentração é o maior problema, uma vez que tende à dispersão.
Indeciso: vive com medo de desagradar chefes, subordinados e pares, decidindo empurrar tudo com a barriga.
Centralizador: pensa que, se não fizer, ninguém cumprirá a tarefa corretamente, é perfeccionista.
Apagador de incêndio: cumpre as tarefas da forma como vão aparecendo, sem hierarquizar as necessidades.

Para organizar , comece a criar o hábito de planejar e manter uma agenda diária. Nas primeiras horas do dia, escreva uma lista com tudo o que quer realizar. É importante priorizar estas ações levando em conta fatores como resultados, prazo e facilidade. Em primeiro lugar, pense nos resultados, procurando cumprir tarefas que trarão retorno imediato. Depois atue sobre o prazo, definindo cronograma e responsabilidades para a execução das tarefas.

Mesmo que não exista uma data pré-definida, preveja um prazo ideal, lembrando sempre que resultado esperado é sempre o fator principal. Evita-se, assim, que prazos sejam cumpridos burocraticamente. Este é o principal fator de qualidade das tarefas executadas. Por isso o estabelecimento de meta é mandatório e o cumprimento de prazo,  operacional. Quando o trabalho é de grande complexidade, recomenda-se utilizar o parâmetro da  facilidade, entendido como ações que apresentem níveis de dificuldade menores. Desta forma, consegue-se eliminar mais tarefas durante o dia, tendo como conseqüência retornos imediatos de produtividade. É o famoso “comer pelas bordas”.

O perigo é deixar as coisas mais complexas para depois, procrastinar prioridades e acabar esquecendo de realizá-las. Considere, portanto, que os resultados e prazos prevalecem sobre a facilidade das ações. Um dos grandes problemas na administração de tempo é não saber a distinção entre importância, urgência e prioridade. Importância é quanto aquela tarefa irá agregar para atingir as metas. A urgência está ligada ao tempo, prazo de execução e de início da tarefa, enquanto a prioridade surge da combinação da importância com a urgência.

Administre seu tempo, inclusive sua agenda de tarefas, procurando adotar a seguinte linha de raciocínio:
Importância: defina metas, explicitadas como resultados esperados, conforme critério de prioridade.
Urgência: estabeleça prazos e responsabilidades, subordinando-se à importância e, se possível, delegue urgências menos importantes a terceiros.
Facilidade: Enumere as dificuldades de cada tarefa, subordinando-se à importância e urgência.
Tarefas: preveja as atividades que devem ser feitas para operacionalizar as metas.
Prazos: fixe datas de entrega ou finalização das tarefas.

Se você criar o hábito de planejar , administrando a agenda diária de acordo com essas dicas, seu trabalho se tornará mais fácil. Colocará desafios, os ultrapassará e controlará seu tempo de maneira organizada e mais eficaz. Sua qualidade de vida e seu relógio agradecem.